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财务人所不知道的现金库存管理!

库存现金是指企业持有可随时用于支付的现金限额,存放在企业财会部门由出纳人员经管的现金,包括人民币现金和外币现金。库存现金与会计核算中"现金"科目所包括的内容一致。它是企业流动性最强的资产,对于维持企业正常的生产经营管理具有重要作用,但库存现金也是企业资产中最容易流失的资产,加强库存现金管理对于企业和国家都具有重要的意义。那么,小企业的现金库存管理知识大家了解吗?


今天就小企业的现金库存管理与大家进行探讨!


一、小企业


小企业是指劳动力、劳动手段或劳动对象在企业中集中程度较低,或者生产和交易数量规模较小的企业。与中型企业有很大不同。


为了更好地促进中小企业发展,尤其是小型企业的发展,世界各国都根据本国的经济发展实际情况,对(中)小企业的范围和特征作出了明确的规定,并相应地确定中小企业的概念。对小企业的界定因地域、行业和时间的不同而有所区别。我国界定小企业的标准是依据企业职工人数、销售额、资产总额等指标,并结合行业特点制定的。

在斯蒂芬罗宾斯的《管理学》一书中,小企业被定义为"任何独立所有和经营的、追求利润的、雇员人数在500人以下的企业"。


二、小企业的现金库存管理


1、现金库存管理的基本规定


(1)收入的现金不准以个人储蓄存款方式存储。

小企业收入的所有现金应由财会部门统一管理,存储在财会部门或开户银行,无论是收入的利息归小企业所有还是归个人所有,都不能以个人储蓄方式存入银行。


(2)不能以“白条”抵库。

“白条”,是指没有审批手续的凭据,故“白条”不能作为记账的凭据。其危害主要表现在以下几个方面:

用“白条”顶抵现金,使实际库存现金减少,日常零星开支所需的现金不足,还往往会使账面现金余额超过库存现金限额。

用“白条”支付现金,付出随意性大,容易产生挥霍浪费、挪用公款等问题,付出后不能及时进行账务处理,不便于进行财务管理。

“白条”一般不便于管理,一旦丢失,无据可查,难以分清责任,有时会给小企业或个人造成不应有的损失。


(3)不准设“账外账”和“小金库”。

“账外账”,是指有的小企业将一部分收入没有纳入财务统一管理,而是在小企业核算账簿之外另设一套账来记录财务统管之外的收入。“账外账”有的是财会部门自己设置的,也有的是小企业其他部门设置的。

“小金库”又称“钱柜”,是小企业库存之外保存的现金和银行存款,一般情况下与小企业设置的“账外账”相关联,有“账外账”就有“小金库”,有“小金库”就有“账外账”。

设置“账外账”和“小金库”是侵占、截留、隐瞒收入的一种违法行为,为各种违法违纪提供了条件,危害性极大,必须坚决予以取缔。


2.库存现金限额的核定


库存现金限额,是指为保证小企业日常零星支付按规定允许留存现金的最高数额。库存现金的限额,由开户银行根据开户小企业的实际需要和距离银行远近等情况核定。其限额一般按照企业3至5天日常零星开支所需现金确定。远离银行机构或交通不便的小企业可依据实际情况按规定及时送存银行。


按照规定,库存现金限额每年核定一次。其核定程序为:


(1)由开户小企业与开户银行协商核定库存现金限额。

核定公式为:

库存现金限额=每日零星支出额×核定天数

每日零星支出额=月(或季)平均现金支出总额(不包括定期性的大额现金支出和不定期的大额现金支出)÷月(或季)平均天数


(2)由开户小企业根据银行核定的库存现金限额填报“库存现金申请批准书”。


(3)开户小企业将申请批准书报送主管部门,小企业主管部门签署意见后,再报开户银行审查批准。开户银行经过审查、核定和综合平衡之后,在申请批准书上填写批准限额数。开户小企业以开户银行批准的限额数作为库存现金限额。经核定的库存现金限额,小企业必须严格遵守。需要增加或减少库存现金限额时,应向开户银行提出申请,由开户银行核定。


一般而言,每日现金的结余数不得超过核定的限额,所有超过限额的现金必须于当天送存银行。但库存现金用完后或留存的库存现金低于库存限额,除可以用非业务性的零星现金收入(如退回差旅费,出售废品收入等现金收入)来补充(允许坐支的单位可以从业务收入中补充)外,均应向银行领取现金补足限额。小企业向开户银行领取部分,不能超过补充限额不足部分。再者,小企业向开户行领取零星现金时,在现金支票用途栏应注明“备用金”字样,不属于备用金范围需要的现金,应另开现金支票领取。对没有在银行单独开户的附属单位需要保留现金,也应核定限额,其限额应包括在开户小企业的库存限额之内。


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